Hoja de trabajo. Contabilidad

Hoja de Trabajo

Es una herramienta contable considerada como un borrador de trabajo para el administrador y contador, que permite al usuario poder observar el ajuste de los saldos, de las cuentas en las cuales se haya obtenido algún error, a la vez permite analizar los movimientos en los cargos y abonos.

Es un documento extra-contable, que utilizan los contadores y administradores para determinar, antes de registrar en los Libros de Contabilidad, los asientos de aquellas cuentas que deben ser ajustadas, así como el costo de las mercancías vendidas y utilidad o pérdida del Ejercicio, información ésta que nos servirá de base para realizar los asientos de cierre.

Además, con la información que nos presenta la Hoja de trabajo, preparamos los Estados Financieros clasificados sin ninguna dificultad. Por otra parte, la hoja esta conformadas por una serie de columnas: Balance de Comprobación, Entrada de ajuste, Balance Ajustado, Costo de Venta; Ganancias y Pérdidas y Balance General, la cual permite clasificar todas las cuentas: Reales y Nominales.

Los asientos de ajuste permiten determinar:

• El Costo de las mercancías vendidas.

• La utilidad o Pérdida del Ejercicio Económico.

• La preparación de los Estados Financieros.

Estructura

La hoja de trabajo consta de la siguiente estructura

• Encabezamiento: formado por el nombre o razón social de la organización, el nombre del documento y la fecha del período en el cual se realiza. 

A su vez consta de dichas columnas: 

• Número de orden de las cuentas.

• Nombre de las cuentas con su código. Imagen correspondiente a una hoja de trabajo, formato adecuado y elaboración completa 

• Balanza de comprobación con los movimientos y saldos ya sean deudores o acreedores en ambas partes.

•  Las correcciones correspondientes en la columna ajustes en cargos y abonos 

• Se obtienen los saldos ajustados

• Estado de pérdidas y ganancias

• Balance general

• TIC 

Objetivo 

La hoja de trabajo se elabora con la finalidad de verificar la exactitud de los registros contables, hacer las correcciones necesarias en el momento más oportuno, llevar a cabo los ajustes correspondientes y ordenar la información para presentar los estados financieros, los cuales son importantes por la información que en ellos se maneja y que logran revelar el comportamiento de una organización. 

Clasificación

• Hoja de trabajo -ajustes - la hoja de trabajo, llamada por algunos autores papel de trabajo, es una forma columnaria que se utiliza en contabilidad para organizar la información, con el fin de preparar los asientos de ajuste, el estado de ganancias y pérdidas, los asientos de cierre y el balance general.

• Hoja de trabajo -ajustes por inflación- a esta sección se trasladan los débitos y los créditos de las cuentas que fueron ajustadas por inflación, de acuerdo con las normas vigentes

• Hoja de trabajo -balance ajustado- para diligenciar esta sección se procede en igual forma que en la columna saldos siguientes del libro mayor y balances, así:

1. las cuentas que no tuvieron movimiento en la sección del balance de comprobación o en la sección de ajustes, se trasladan directamente a la sección de balance ajustado, a su respectiva columna según sea débito o crédito
2. las cuentas que tuvieron movimiento en la sección de balance de comprobación y en la sección de ajustes, se suman y se pasa un solo valor con saldo débito o crédito al balance ajustado. Para ello debe tenerse en cuenta que movimientos iguales se suman (debe + debe, haber + haber) y movimientos contrarios se restan y conservan el saldo del mayor movimiento (debe - haber, debe + debe - haber, haber -debe, haber + haber - debe). Los totales de las columnas debe y haber deben presentar sumas iguales.

• Hoja de trabajo -balance ajustado por inflación - en esta columna se registran los saldos correspondientes a las cuentas del balance ajustado y ajustes por inflación, sumadas de igual forma que la sección del balance ajustado.

• Hoja de trabajo -balance general - a esta sección se trasladan los valores de las cuentas reales que aparecen en el balance ajustado. Así en el debe se registran las cuentas de activo, teniendo presente incluir el inventario final de mercancías y no registrar el inventario inicial; además, la pérdida del ejercicio cuando se presente; en la columna haber se registran los saldos ajustados de las cuentas que representan disminución del activo (depreciación y provisión), pasivo y patrimonio, incluyendo la utilidad del ejercicio que figura en la sección ganancias y pérdidas. Al igual que las secciones anteriores, ésta debe dar sumas iguales.

• Hoja de trabajo -columna cuentas y codificación - se registra ordenadamente los nombres y el código de las cuentas principales, tomando como referencia el orden establecido en el catálogo de cuentas y con los datos del libro mayor.

• Hoja de trabajo -ganancias y pérdidas - a la sección de ganancias y pérdidas se trasladan los valores de las cuentas nominales; esto es, al debe las cuentas con saldo débito, o sea, las cuentas de costo y gastos; al haber las cuentas con saldo crédito, o sea, las cuentas de ingresos o rentas. En el sistema de inventario permanente, el valor de la cuenta mercancías no fabricadas por la empresa que aparece en el balance de comprobación es el inventario final de mercancías por lo cual pasa directamente al balance general como cuenta de activo, y no hace falta determinar su valor real por medio de inventarios inicial ni final en la columna ganancias y pérdidas, como en el caso del sistema de inventario periódico. Otra diferencia que se presenta en la sección ganancias y pérdidas de la hoja de trabajo, entre los dos sistemas de inventarios, es la cuenta de costo de ventas que se utiliza en el inventario permanente; por ser cuenta nominal, del balance ajustado, se traslada su saldo a la sección ganancias y pérdidas. Al finalizar el traslado de las cuentas a la sección ganancias y pérdidas, por cualquiera de los dos sistemas, se suman los débitos y los créditos. Si el total haber (ingresos) es mayor que el total debe (gastos), se ha obtenido una ganancia; de lo contrario se ha incurrido en una pérdida la diferencia se escribe debajo de la cantidad menor para balancear las columnas y presentar sumas iguales.

Balanza de comprobación 

Es un documento contable en el cual se enumeran las cuentas de mayor general que se elaboran al cierre del período mensual o anual, que contiene los movimientos y saldos deudor y acreedor de las operaciones económicas que afectan o modifican la información financiera de la entidad.

El objetivo de la balanza de comprobación tiene como finalidad comprobar que el registro que se ha realizado de las operaciones y la afectación contable de las transacciones económicas realizadas por una entidad económica en un cierto tiempo, ha cumplido con la partida doble; y las sumas coinciden con las columnas del cargo y del abono.

Ajustes 

Son los asientos contables formulados para modificar el saldo deudor o acreedor que tengan para reflejar su verdadera naturaleza de deudor a acreedor y viceversa de dos o más cuentas que, por alguna circunstancia, no reflejan el saldo real en un momento determinado. Los ajustes tienen por objeto corregir todas aquellas situaciones o dar cumplimiento a reglas de valuación de los diversos conceptos que integran los estados financieros, algunos ejemplos de estas situaciones son, dar de baja en libros cualquier partida, considerar algunas depreciaciones y amortizaciones que se hayan quedado fuera y que no revelen el valor real de las cuentas de activos fijos. 

Tipos de Ajustes

•  Por pagos y cobros anticipados

 El pago por pagos anticipados representa un beneficio futuro, que se obtendrá por el paso del tiempo, por el uso o consumo de los bienes o servicios por los que se haya pagado.

• Por acumulación de activo y pasivo 

Producto de las operaciones realizadas, y cumpliendo con el principio de periodo contable, deben de registrarse todos aquellos derechos a cobrar algo (activo), para así reconocer contablemente los derechos de cobro, se deben de registrar en el momento en que se tenga noción del derecho.

•  Por estimación para cuentas de cobro dudoso 

Son aquellas estimaciones que realiza una empresa de acuerdo a su experiencia y que el pago al que tiene derecho, no es factible ya que puede no recuperarlo.

•  Por depreciaciones y amortizaciones 

Este ajuste corresponde a la recuperación del costo de un activo fijo tangible que, a través del tiempo y del uso, reduce su [vida útil] y su valor comercial. Esta recuperación se logra cargando a la cuenta correspondiente de activo fijo y abonando a la cuenta complementaria de activo, [depreciación (contabilidad)|depreciación] acumulada. Para la [amortización (contabilidad)|amortización] es similar sólo que en este caso se aplican a cargos diferidos en vez de activos intangibles, se abona a la cuenta complementaria de activo, amortización acumulada. 

En la depreciación y amortización no se recupera el dinero invertido por dichos activos, solo se reconoce el costo de los mismos con su precio.

Balanza de saldos ajustados 

Se elabora mediante el cierre de saldos deudor y acreedor, de las cuentas de la balanza de comprobación con los ajustes obtenidos durante un período ya sea anual, mensual y cuyo objetivo es demostrar el saldo real de las cuentas. 

Pérdidas y ganancias 

Estas cuentas ya no son llamadas pérdidas y ganancias en el 2012 salió la ley de llamarlos ingresos y gastos llamando a ingresos a ganancias y gastos a las pérdidas claro que aún no lo han utilizado muchos contadores aún. Esta cuenta es conocida como la liquidadora, ya que demuestra y registra aumentos y disminuciones en las cuentas de ingresos, gastos, costos y productos financieros, que salda al final de un Estado de perdidas y ganancias, en el cual se puede observar la utilidad de una entidad económica, comparando sus ventas obtenidas en un cierto periodo menos sus costos, gastos, productos que hayan ocasionado. período para demostrar la utilidad o pérdida del ejercicio del cual se este trabajando, se carga a todas las cuentas de gastos, costos e ingresos y se abona a la de ventas y productos financieros si el resultado es deudor significa pérdida y si es acreedor es utilidad.

Importancia

La hoja de trabajo una vez terminada se usa en la preparación de los informes financieros al cierre del período fiscal.

Los datos en las columnas Estado de Situación de la hoja de trabajo se usan para preparar un estado de situación nuevo. Este nuevo estado de situación muestra el activo, el pasivo y el capital existente al cierre del período fiscal para el cual se preparó este informe.

Los datos en las columnas Estados de Ingreso de la hoja de trabajo se usan para preparar un informe financiero que muestra los ingresos devengados y los gastos en que se incurrió durante el período. Cuando la cantidad de los ingresos es mayor que la de los gastos, la diferencia se llama Ingreso Neto. Cuando la cantidad de gastos es mayor que la de los ingresos, la diferencia se llama Pérdida Neta. El informe que muestra los ingresos, los gastos y la diferencia neta entre los dos recibe el nombre de Estado de Ingresos.